Digital dokumenthantering – Öka effektiviteten

För att smidigt hantera dina dagliga arbetsuppgifter krävs ofta hantering av betydande mängder dokument och information. Effektiva system och rutiner är avgörande för att uppnå detta. Digital dokumenthantering underlättar organisering, lagring och snabb åtkomst till dokument på ett enkelt och säkert sätt. Genom att använda moderna tekniker som digitala arkiv och lagringssystem kan du effektivisera arbetsprocesserna och öka produktiviteten. Dessutom möjliggör digital dokumenthantering trygg delning av information med olika användare.

Läs Mer

Varför digital dokumenthantering?

Digital dokumenthantering är en avgörande process för moderna organisationer och företag. Den möjliggör effektiv organisering, lagring och snabb åtkomst till viktiga dokument. Genom att övergå från traditionella, pappersbaserade system till digitala plattformar, kan företag dramatiskt förbättra sin produktivitet och effektivitet. Detta innebär inte bara en snabbare hantering och åtkomst till information, utan också förbättrad säkerhet och möjligheten att dela dokument på ett säkert sätt.

Digital dokumenthantering reducerar pappersanvändning och förknippade kostnader, och erbjuder samtidigt automatiserade funktioner som sparar både tid och resurser. Det underlättar även fjärrarbete, eftersom dokument kan nås och hanteras från vilken plats som helst, vilket är en allt viktigare aspekt i dagens globaliserade och digitaliserade arbetsmiljö.

Vad innebär dokumenthantering?

Dokumenthantering innebär processen att hantera dokument på ett systematiskt sätt för att säkerställa effektivitet och säkerhet. Det omfattar allt från skapande, lagring, organisering, delning, till arkivering och borttagning av dokument. Dokumenthanteringssystem tillhandahåller en strukturerad plattform där dokument kan lagras och kategoriseras, vilket gör det enklare att hitta och återanvända information

Olika dokumenthanteringssystem

Med en digital dokumenthantering kan vi effektivt organisera, lagra och hitta dokument samt dela information med olika användare. Det finns ett antal olika dokumenthanteringssystem som hjälper till med detta. Några populära system är:

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint är ett ramverk från Microsoft som används för att samarbeta, dela uppgifter och förvara data. Det erbjuder möjlighet att skapa webbplatser, säkra dokument, dela kalendrar, debatter och meddelanden, och även ha en gemensam kontaktlista. Det är lämpligt för att samarbeta med andra, och är utformat för att stödja samarbete för olika typer av projekt.

Vill du få hjälp med att komma igång med digital dokumenthantering i Sharepoint? Soleil är ett företag som hjälper verksamheter att skapa bättre digitala relationer med webbplatser, intranät och samarbetsverktyg. De hjälper dig med allt från utveckling och implementering av dokumenthantering i SharePoint och Microsoft 365.

Google Drive

Google Drive är en cloud-lagringstjänst från Google som kan användas för att lagra och dela filer och mappar. Det erbjuder även möjlighet att skapa och ändra dokument, bilder och videor direkt från din dator eller mobila enhet.

Dropbox

Dropbox är en annan populär tjänst för cloud-lagring. Det erbjuder möjlighet att enkelt dela filer och mappar med andra, även om de inte har Dropbox-konton. Det ger också möjlighet att ha fullständig kontroll över dina filer och mappar, och även läsa och redigera dem direkt från din dator eller mobila enhet.

Implementera dokumenthantering på arbetsplatsen

För att implementera digital dokumenthantering måste du först identifiera dina behov och avgränsa dina krav. Därefter måste du välja ett lämpligt dokumenthanteringssystem som uppfyller dessa krav. När systemet är installerat, måste du ta reda på hur det ska användas, anpassa det efter dina behov och sätta upp riktlinjer för hur information ska hanteras.

Utvärdera befintliga system

För att utvärdera befintliga system, bör du först och främst försöka förstå vilka typer av dokument som ska hanteras och överväga vilka typer av dokumenthanteringssystem som finns tillgängliga för att möta dessa behov. Det är också viktigt att ta reda på hur verksamheten förväntar sig att dokumenthanteringssystemet ska användas. Därefter bör man jämföra kostnader och funktioner från olika system för att hitta det som bäst möter organisationens behov.

Maximera systemets effektivitet genom konfiguration

När systemet är installerat måste du konfigurera det så att det motsvarar organisationens krav och förväntningar. Du måste också ställa in rättigheter och säkerhetskontroller, samt skapa en policy för hantering av dokument. Det kan också vara nödvändigt att du förbinder systemet med befintliga system och databaser så att all data kan skickas och tas emot på ett smidigt sätt. Det är också viktigt att hyra professionell hjälp för att hjälpa dig att implementera systemet korrekt.

Utbilda användarna

För att användarna ska kunna utnyttja dokumenthanteringssystemet effektivt, måste de känna till dess funktioner och hur de ska användas. Det är därför viktigt att utbilda användarna om hur systemet fungerar och vad som krävs för att hantera dokument säkert och effektivt. Användarutbildning bör också innehålla information om vilka typer av dokument som får lagras och hur de ska behandlas.

Fördelar med digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering är den moderna lösningen för att säkra och effektivt hantera dina affärsdokument. Fördelarna med denna metod inkluderar tillgång till dokument från alla enheter, snabbare sök- och åtkomstmöjligheter samt kontinuerlig uppdatering. Med digital dokumenthantering får man också:

  • Möjlighet att lagra och hantera alla dokument
  • Uppdaterade dokument som är lättillgängliga
  • Förbättrad säkerhet för att skydda viktig information
  • Automatiserad dokumenthantering, vilket sparar tid och pengar
  • Enkel åtkomst till dokument från alla enheter
  • Möjlighet att ha fullständig kontroll över dina filer och mappar, och även lägga till extra säkerhetsfunktioner